6 ขั้นตอนในการวางแผนอย่างมีประสิทธิผล

สำหรับเป้าหมายระยะยาวคุณต้องมีแผนหลายปีสำหรับเป้าหมายระยะสั้น - แผนรายไตรมาสและสำหรับเป้าหมายปัจจุบัน - รายเดือนรายสัปดาห์รายวัน อะไรคือสิ่งที่สำคัญมากในการวางแผน? ขั้นตอนที่สำคัญที่สุด 6 ขั้นตอนในการวางแผนให้ประสบความสำเร็จมีดังนี้

ผู้เชี่ยวชาญด้านการบริหารเวลาแนะนำว่าเมื่อวางแผนสถานการณ์ปัจจุบันให้ทำในมุมมองของสัปดาห์เพราะสัปดาห์ให้บริบทที่กว้างขึ้นสำหรับกิจกรรมของเรา และสิ่งที่ต้องพิจารณาเมื่อจัดงาน?

ผ่านกระดานเวลาคุณจะพบว่าคุณไม่จำเป็นต้องทำทุกอย่าง! แล้วคุณจะรู้ว่ามีความสุขกับการใช้เวลาว่าง ความสำเร็จส่วนบุคคลและอาชีพของเราส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับว่าเราจัดระเบียบเวลาของเราอย่างไร เราเลือกวิธีที่เราใช้จ่ายด้วยตัวเองเราก็รับผลของการตัดสินใจเหล่านี้ด้วย เพื่อที่จะจัดการตัวเองได้ดีเมื่อเวลาผ่านไปลองทำตามคำพูดของ Stephen R. Covey: "แทนที่จะมุ่งเน้นไปที่การทำสิ่งที่ถูกต้องคุณต้องมุ่งความสนใจไปที่การทำสิ่งที่ถูกต้อง" การตัดสินใจของเราเกี่ยวกับการใช้เวลาได้รับอิทธิพลจากสองเกณฑ์คือความเร่งด่วนและความสำคัญ เรามักจะมอบหมายความสำคัญให้กับงานมากเกินไป แต่การจัดลำดับความสำคัญที่เหมาะสมคือการตระหนักถึงสิ่งที่ดีที่สุดในลำดับชั้นค่านิยมของเราไม่ใช่แค่ตอบสนองต่อเรื่องเร่งด่วนเท่านั้น จะแยกแยะออกจากกันได้อย่างไร? ความเร่งด่วนเป็นเกณฑ์ที่เกี่ยวข้องกับเวลาความสำคัญต่อเป้าหมายของเรา เครื่องมือที่ใช้งานได้จริงซึ่งแสดงขอบเขตของกิจกรรมและช่วยระบุสิ่งที่สำคัญจริงๆคือกระดานเวลา เงื่อนไขที่สำคัญที่สุดสำหรับการดำเนินการและการวางแผนที่มีประสิทธิผลคือการมุ่งเน้นไปที่ควอดแรนท์ II และกำจัดกิจกรรมหลายอย่างใน I และ III พร้อมกันและละเว้นควอดแรนท์ IV

สำคัญ

ตารางเวลา: Quadrant I.

ครอบคลุมทั้งเรื่องสำคัญและเร่งด่วน มันคือ "การจัดการวิกฤต" - กิจกรรมที่มีความสำคัญเชิงกลยุทธ์และเรื่องเร่งด่วน ในไตรมาสนี้เราทำงานใช้ความรู้เพื่อตอบสนองต่อสถานการณ์ต่างๆและรับมือกับความท้าทาย เราไม่สามารถละเลยเรื่องเหล่านี้ได้

ตารางเวลา: Quadrant II

ครอบคลุมเรื่องสำคัญ แต่ไม่ใช่เรื่องเร่งด่วน เป็นไตรมาสที่ "คุณภาพสูง" ที่เราจัดการตัวเองได้: เราวางแผนระยะยาวคาดการณ์ปัญหาและป้องกันพัฒนาความสามารถสร้างใหม่ใช้เวลากับคนที่คุณรัก ยิ่งเราใช้เวลามากขึ้นในไตรมาสนี้ความสามารถในการกระทำของเราก็จะเพิ่มมากขึ้น การละเลยกิจกรรมในนั้นจะทำให้ควอดแรนต์ I กว้างขึ้นซึ่งในที่สุดก็กินเราทำให้เกิดความเครียดและความเหนื่อยหน่าย

ตารางเวลา: Quadrant III

มีเรื่องด่วนอยู่ในนั้น แต่ไม่สำคัญ นี่เป็นหนึ่งในสี่ของความหลงผิดเพราะการพูดคุยเกี่ยวกับสิ่งที่เร่งด่วนสามารถสร้างภาพลวงตาของความสำคัญได้ ในจตุภาคนี้เราดำเนินการที่เป็นปัจจุบัน แต่สำคัญต่อคนอื่นเราตอบสนองความคาดหวังของคนอื่นโดยคิดว่าเราอยู่ในจตุภาคที่ 1

ตารางเวลา: Quadrant IV

สิ่งเหล่านี้ไม่ใช่เรื่องเร่งด่วนและไม่สำคัญ โดยการลดเวลาที่ใช้ในไตรมาสนี้ให้น้อยที่สุดเราจะมีเวลาทำสิ่งที่สำคัญจริงๆ

1. การวางแผนที่มีประสิทธิภาพ: คิดถึงวิสัยทัศน์และพันธกิจของคุณ

เมื่อคุณเริ่มวางแผนกิจกรรมของคุณให้คิดถึงสิ่งที่สำคัญที่สุดในชีวิตของคุณ นึกถึงวิสัยทัศน์ของคุณสิ่งที่คุณอยากทำกฎที่คุณปฏิบัติตาม (เข็มทิศ!) มันเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งเนื่องจากความเชื่อของคุณมีอิทธิพลต่อเป้าหมายที่คุณตั้งไว้สำหรับตัวคุณเองการตัดสินใจของคุณและวิธีที่คุณใช้เวลาของคุณ

การไตร่ตรองถึงภารกิจของตนเองเป็นเงื่อนไขที่จำเป็นสำหรับการปฏิบัติตามสิ่งที่สำคัญเนื่องจากมีอิทธิพลอย่างมากต่อการดำเนินกิจกรรมที่เหลือที่ได้รับมอบหมายในไตรมาสที่ 2 หากความเชื่อในชีวิตของคุณคือการพัฒนาส่วนบุคคลการอยู่กับครอบครัวการค้นพบคุณค่าของชีวิตหรือกิจกรรมทางสังคมจากนั้นการกลับไปหาสิ่งนั้นเป็นครั้งคราวคุณจะทำให้สิ่งที่สำคัญที่สุดตราตรึงอยู่ในความทรงจำของคุณ ภารกิจจะสร้างกรอบที่คุณจะตัดสินใจในขั้นตอนต่อไปของการวางแผน

2. การวางแผนอย่างมีประสิทธิผล: กำหนดบทบาทของคุณ

บทบาทเป็นสัญลักษณ์ของหน้าที่ความสัมพันธ์กับบุคคลกิจกรรมเพื่อประโยชน์ของสังคม การกำหนดให้ชัดเจนทำให้เกิดโครงสร้างตามธรรมชาติที่ช่วยให้เรารักษาสมดุลได้ บทบาทที่คุณเล่นขึ้นอยู่กับภารกิจของคุณ ระบุบทบาทของคุณบนกระดาษ (เช่นภรรยาแม่นักเรียนผู้จัดการผู้อำนวยการสมาชิกชมรมกีฬา) การวิจัยแสดงให้เห็นว่าการปรากฏมากกว่าเจ็ดอย่างไม่ได้ผลดังนั้นให้พยายามรวมฟังก์ชันบางอย่างเข้าด้วยกันตัวอย่างเช่นการระบุบทบาทในชีวิตช่วยให้คุณมองเห็นชีวิตโดยรวม - คุณจะเห็นได้ว่าไม่ใช่แค่งานหรือครอบครัว แต่ทั้งหมดอยู่ด้วยกัน ในขณะที่คุณอธิบายบทบาทของคุณคุณจะสังเกตเห็นเรื่อง "สำคัญ แต่ไม่เร่งด่วน" (ควอดแรนท์ II) ซึ่งมักจะถูกละเลย นอกจากบทบาทแล้วให้เพิ่ม "การลับคมเลื่อย" ลงในตารางประจำสัปดาห์ เป็นพลังที่เราควรใส่เพื่อพัฒนาทักษะของเราให้สมบูรณ์แบบในมิติพื้นฐานทั้งสี่ของชีวิต ได้แก่ ร่างกายสังคมสติปัญญาและจิตวิญญาณ เราลืมที่จะ "ลับเลื่อย" (รักษาหรือพัฒนาความสามารถในการบรรลุผลลัพธ์ในอนาคต) ตัวอย่างเช่นหากเราไม่เล่นกีฬา (ทรงกลมทางกายภาพ) เราไม่พัฒนาความรู้ (ทรงกลมทางสังคม) เราไม่ติดตามพัฒนาการล่าสุดในอุตสาหกรรมของเรา (ทรงกลมทางปัญญา) หรือเราไม่รู้ว่าอะไรสำคัญสำหรับเราในชีวิต (ทรงกลมทางจิตวิญญาณ) เราอาจ "กลายเป็นคนขวานผ่าซาก ” โดยไม่สมดุล

3. การวางแผนที่มีประสิทธิภาพ: เลือกเป้าหมายสำหรับแต่ละบทบาท

นึกถึงสิ่งที่สำคัญที่สุดที่คุณทำได้ในแต่ละบทบาทในสัปดาห์นี้เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดี อะไรคือสิ่งสำคัญเช่นในฐานะภรรยาสามีพ่อแม่พนักงาน? เมื่อค้นหากิจกรรมให้ใช้เข็มทิศไม่ใช่นาฬิกาและมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญไม่ใช่เรื่องเร่งด่วน เช่นเดทกับสามี, มีเวลาให้ลูกมากขึ้น, รวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับหลักสูตรการอ่านเร็ว, การทำสมาธิ ตั้งเป้าหมายหนึ่งหรือสองเป้าหมายสำหรับแต่ละบทบาท

4. การวางแผนอย่างมีประสิทธิผล: เรียนรู้ที่จะตัดสินใจ

ในการแปลเป้าหมายของไตรมาสที่ 2 เป็นแผนปฏิบัติการคุณต้องเรียนรู้ที่จะตัดสินใจอย่างถูกต้องตลอดทั้งสัปดาห์ เรามักจะพยายามหาเวลาสำหรับกิจกรรม "สำคัญ" ในไตรมาสที่ 1 และ 3 ซึ่งเต็มไปด้วยกิจกรรมต่างๆอยู่แล้ว เราโยนตัวเองจากกรณีหนึ่งไปสู่อีกกรณีหนึ่งมอบความไว้วางใจให้กับคนอื่นเลื่อนมันออกไปโดยหวังว่าจะหาเวลาสำหรับสิ่งที่สำคัญที่สุด แต่ - ตามที่ Stephen R. Covey เขียน - " ประเด็นไม่ได้อยู่ที่การจัดลำดับความสำคัญของแผน แต่ต้องวางแผนตามลำดับความสำคัญ" ลองนึกภาพโถใบกว้างที่คุณใส่หินก้อนใหญ่ แม้ว่าโถจะเต็มไปด้วยหิน แต่ก็ไม่เต็มคุณสามารถโรยกรวดลงในช่องว่างได้ แต่ความจริงแล้วโถยังไม่เต็มคุณสามารถเติมทรายแล้วเติมน้ำเพิ่มได้ เป้าหมายของเราในไตรมาสที่ 2 คือ "ก้อนหินใหญ่" หากเราจัดการกับเรื่องอื่น ๆ ก่อนเช่นน้ำทรายและกรวดแล้วต้องการใส่หินก้อนใหญ่ลงในแผนความพยายามของเราจะไร้ผล แต่ถ้าเรารู้ว่าสิ่งใดเป็นหินก้อนใหญ่และตั้งตัวได้ก่อนคนอื่นเราจะเห็นว่าเราสามารถทำสำเร็จได้มากแค่ไหนและในพื้นที่ว่างนั้นมีน้ำทรายและกรวดมากน้อยเพียงใด เราจะบรรลุสิ่งที่เราคิดว่าสำคัญและในขณะเดียวกันเราจะ“ ปรับเปลี่ยน” กิจกรรมอื่น ๆ ให้สอดคล้องกัน

5. การวางแผนที่มีประสิทธิภาพ: จัดระเบียบในแต่ละวัน

งานประจำวันของคุณคือการทำสิ่งที่สำคัญที่สุดก่อนแม้ว่าสถานการณ์ที่ไม่คาดคิดและความท้าทายในแต่ละวัน บางครั้งคุณอาจจะจัดการเพื่อนำแผนไปใช้ในบางครั้งคุณจะต้องเปลี่ยนแผน แต่เมื่อต้องตัดสินใจให้พึ่งพาตัวบ่งชี้ของเข็มทิศภายในของคุณ เพื่อให้สิ่งที่สำคัญที่สุดเป็นอันดับแรกในตอนเช้า:

ลองนึกภาพหลักสูตรประจำวัน - ทบทวนตารางเวลารายสัปดาห์ค้นหาตำแหน่งของคุณดูวันนี้ในบริบทของ 7 วัน วิธีนี้จะช่วยให้คุณตอบสนองต่อสถานการณ์ที่ไม่คาดคิดได้อย่างเหมาะสม

กำหนดความสำคัญ - ทำเครื่องหมายการกระทำของคุณด้วยสัญลักษณ์ของไตรมาสที่ 1 และสอง - ด้วยเหตุนี้คุณจะมั่นใจได้ว่าเรื่องของไตรมาสที่สามไม่ตรงกับกำหนดการของคุณ หากจำเป็นต้องจัดลำดับความสำคัญเพิ่มเติมให้ทำเครื่องหมายกิจกรรมของไตรมาส I และ II โดยละเอียด (เช่นด้วยวงกลม)

กำหนดเวลาทำงานและเวลา - แยกสิ่งที่กำหนดเวลาอย่างเคร่งครัดออกจากเวลาที่สามารถทำได้ตลอดเวลาของวัน เขียนขีด จำกัด เวลาสำหรับกิจกรรมเฉพาะด้วย

6. การวางแผนที่มีประสิทธิผล: ประเมินประสิทธิผลของคุณ

ในตอนท้ายของสัปดาห์ลองนึกถึงเป้าหมายที่คุณทำได้สิ่งที่ท้าทายที่คุณเผชิญสิ่งที่ต้องตัดสินใจว่าสิ่งที่สำคัญที่สุดมาก่อนหรือไม่เมื่อต้องตัดสินใจเลือก สรุปรายสัปดาห์ช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดเดิม ๆ ซ้ำ ๆ ซึ่งจะช่วยให้คุณมีประสิทธิภาพมากขึ้นในสัปดาห์ต่อ ๆ ไป